Reuniões: um mal necessário

Muitas vezes, pelas mais diversas finalidades, temos que agendar reuniões. Com o time, com outros setores, com superiores, com fornecedores e outros tantos mais. O problema é que, em muitos casos, terminada a reunião, temos a sensação que ficou faltando algo, ou algumas vezes até que foi inútil. Estes sentimentos não são raros, e na maioria dos casos, verdadeiros.

Fui acumulando, na minha vida profissional, algumas boas práticas que buscam minimizar esta sensação, mas confesso que até hoje não consigo colocar todas em prática. Também busquei outras opiniões para compor estas que seriam algumas dicas para deixar as reuniões mais produtivas e com agilidade.

Uma boa reunião começa com um bom planejamento, e os horários de início e término são fundamentais para tornar uma reunião produtiva. Sabemos que manter os horários marcados, às vezes, se torna bastante difícil, então comece por transformar isto em uma meta sua e de sua equipe.

Se uma reunião começa atrasada, os que chegaram na hora estão sendo desrespeitados e perdendo tempo. Assim também, se ela for além do horário previsto, os presentes acabam sendo prejudicados em seus compromissos seguintes. Então aqui vão as 10 dicas simples:

• Só realize reuniões relevantes: nada de “cumprir tabela”, nem de chamar a equipe inteira para um assunto que poderia ser resolvido em um grupo de 3 pessoas, com as decisões comunicadas posteriormente. Se o assunto for relevante, as pessoas se sentirão motivadas a estarem presentes na hora certa e pelo tempo necessário.

• Sempre agende a reunião com antecedência, marcando horário de início e término: para quem já tem este hábito, parece óbvio. Mas quem nunca foi chamado para uma reunião em cima da hora, ou não teve de sair de uma reunião porque foi chamado em outra reunião que não foi agendada previamente? Urgências são urgências, mas deixar de planejar e acertar as datas e horários é um desrespeito pelo tempo alheio e pela produtividade do grupo.

• Indique um secretário do grupo para controlar o relógio e anunciar os horários-chave: Scott Berkun, autor do livro The Art of Project Management, sugere que devem ser anunciados três momentos-chave para os participantes da reunião:

1. Ao completar os primeiros 20 (ou 15) minutos - para que as pessoas percebam que já chega de introduções e preliminares;
2. Ao chegar nos 15 minutos para o horário previsto para seu término - para que as discussões finais (ou de fechamento) se iniciem;
3. Quando faltar 5 minutos para o término - para que se inicie a revisão do que foi decidido, dos próximos passos e quem é o responsável por o que. Se tiver como, combine com o secretário para tentar fazer a reunião terminar formalmente 5 minutos antes do previsto.

• Procure não chamar “figurões” para reuniões operacionais: Se você convidar o vice-presidente ou o representante regional, a reunião passa a ser um Evento, sua data e horário estarão sujeitos a alterações devido à conveniência do convidado VIP, e a reunião só começará quando ele chegar e fizer a sua abertura. Não misture as coisas, reuniões da equipe devem ser diretas, simples e sem a presença da realeza.

• Faça sua parte como o responsável pela reunião:
• Prepare a pauta/temário e divulgue-a logo no momento em que fizer o agendamento.
• Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de reuniões, e vá marcando os pontos discutidos e a conclusão sobre eles (o que será feito, por quem e quando).
• Use sua habilidade (ou autoridade) para impedir que algum dos participantes monopolize o tempo ou desvie a atenção de alguns dos participantes formando um subgrupo.
• O mesmo para fazer com que questões secundárias ou externas à pauta sejam resolvidas fora da reunião. Ofereça-se para agendar nova reunião sobre estes temas, se for o caso.
• Faça com que a sala de reuniões esteja disponível e pronta no horário agendado.
• Chegue no horário certo, e respeite o horário de término!

Outras dicas:

• Cuide, o tempo todo, para que os objetivos da reunião estejam sendo atingidos, e se não estiverem, comunique a todos para que corrijam o rumo do encontro.

• Reuniões com mais de duas horas de duração, tendem a se transformar em uma caixa de repetição.

• Pausas para cafés costumam se estender muito além dos famosos cinco minutos e podem se tornar em um grande bate-papo.

• Apresentações de power-point podem ajudar a ilustrar o tema, mas se forem muito longas, tendem a dispersar o verdadeiro sentido da reunião. E lembre-se, sempre que for usar, certifique-se que todo material esteja disponível e funcionando corretamente.

• As tecnologias de tele e vídeo conferência devem ser de domínio de todos os participantes, para que atinjam o objetivo esperado. Além disso, para o organizador do evento, aumenta muito o grau de dificuldade para manter o controle do andamento do mesmo.

• Um ponto importante para você que vai conduzir a reunião, é prestar atenção aos participantes. Para isso, encontrei em meus alfarrábios (pela palavra empregada pode-se ter uma ideia da idade), uma figura que ilustra com humor e precisão os diversos tipos que encontramos em reuniões, e sugestões de como tratá-los, de forma que agreguem valor à reunião, e não que atrapalhem o andamento da mesma.

Se achar que é muito difícil adotar todas as dicas, ao menos comece com as que podem te ajudar a tirar o melhor da sua próxima reunião. Caso você não seja o organizador da reunião, e se achar conveniente, sugira algumas dessas dicas. Isso poderá ser bom para você e para os demais.

Boa reunião!